Z CYKLU: WSZYSTKO, CO MUSISZ WIEDZIEĆ O KWESTIACH PRAWNYCH
LEGALNY E-MAIL MARKETING - część 2
Jak uzyskać zgodę?
W większości przypadków do przeprowadzenia mailingu z większych baz konieczne będzie posiadanie wszystkich ze wskazanych zgód. Podstawową zgodą jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych – w przypadku braku takiej zgody, niedopuszczalne jest prowadzenie jakichkolwiek kampanii, ponieważ dane do tego niezbędne nie powinny być w ogóle przetwarzane.
Prawidłowo skonstruowana zgoda musi zawierać 3 elementy:
- dane, których dotyczy (najczęściej będzie dotyczyć wszystkich danych zawartych
w formularzu) - cel wykorzystania podanych danych
- informacje o podmiocie, który te dane będzie wykorzystywał
Użytkownik, który wyraził zgodę na otrzymywanie wiadomości, ma prawo w każdej chwili ją cofnąć. Taka możliwość powinna być stworzona bezpośrednio w wysyłanej wiadomości
Adresy odbiorców kampanii mogą być pozyskiwane na wiele sposobów. Najbezpieczniej jest korzystać z własnej bazy adresów CRM lub pozyskanych od osób odwiedzających naszą stronę internetowa, np. podczas rejestracji klienta w sklepie/serwisie i zakładania przez niego konta lub podczas zapisu na newsletter, bez zakładania konta w serwisie.
Czy można kupować bazy danych?
Istnieje możliwość zakupu gotowej bazy danych na potrzeby konkretnej kampanii.
Jest to jednak ryzykowne, bo nie mamy pewności jak dane znalazły się w bazie. Dlatego rekomendujemy korzystanie z takich gotowych baz jedynie po potwierdzeniu legalności posiadanych danych. Musimy posiadać następujące informacje - czy baza została zarejestrowana w GIODO (jaki ma numer) oraz czy posiada odpowiednie zgody marketingowe. Przy zakupie bazy mailingowej, warto zawrzeć z podmiotem sprzedającym umowę, która zabezpieczy firmę na wypadek, gdyby okazało się, że adresy e-mail nie zostały zebrane w odpowiedni sposób. Kupując bazę musimy także pamiętać o obowiązku informacyjnym w stosunku do osób, których dane znajdują się w bazie. Osoby te należy poinformować o:
- swoich danych identyfikacyjnych,
- celu i zakresie zbierania danych,
- źródle danych,
- prawie dostępu do treści danych i ich poprawiania,
- prawie żądania zaprzestania przetwarzania danych.
Co grozi za nielegalny mailing?
Prowadzenie kampanii e-mail marketingowych z naruszeniem prawa zagrożone jest całym szeregiem sankcji. Na gruncie ustawy o ochronie danych osobowych i świadczeniu usług drogą elektroniczną kary mogą zostać nałożone wyłącznie w ramach postępowania karnego, natomiast prawo telekomunikacyjne nadaje Prezesowi UKE prawo do nakładania kar w ramach postępowania administracyjnego. A co nam grozi:
- grzywna,
- kara ograniczenia wolności,
- kara pozbawienia wolności do lat 2,
- kara pieniężna w wysokości do 3% przychodu osiągniętego w poprzednim roku kalendarzowym.
Jak widać kary za nielegalny mailing są dotkliwe i oprócz nadszarpniętego wizerunku ryzykujemy także wysokie kary finansowe. Dlatego zanim przeprowadzimy kampanię mailingową warto wcześniej dobrze ją przygotować i korzystać przy tym z pomocy doświadczonych specjalistów.
Sabina K.
Często otrzymuję propozycje zakupu baz danych, nie wiedziałam, że powinnam powiadamiać każdego o tym, że mam go w swojej bazie. Mam nadzieję, że zamieszczenie w stopce mailingu informacji o prawach do poprawiania/usuwania z bazy danych odbiorców wystarczą?
adminSC
Dzień dobry! Bardzo dziękujemy za komentarz.
W przypadku zakupionej bazy danych obowiązek informacyjny wynika z art. 25 ust.1 ustawy o ochronie danych osobowych. Ponieważ w tym wypadku dane zostały pozyskane od podmiotu trzeciego, nabywca takiej bazy musi przekazać osobom, których dane dotyczą wszystkie wskazane w artykule informacje. Najlepiej przy pomocy odpowiedniej klauzuli. Trzeba jeszcze zwróć uwagę na jeden aspekt – klauzula obowiązku informacyjnego powinna zostać wysłana przed przesłaniem oferty marketingowej, jako treść odrębnego e-maila. Chodzi o to, aby umożliwić wniesienie sprzeciwu osobom, których dane dotyczą.
W związku z tym doradzamy zamieszczenie w mailingu wszystkich wymaganych informacji.